Účetní a daňová kancelář

Zde naleznete podrobnější informace k systému elektronické fakturace

Elektronická fakturace, v tomto případě ve formátu pdf, je moderní, jednoduchý a efektivní způsob předávání daňových dokladů.

Pravidla pro elektronickou komunikaci jsou dána několika zákony, přičemž hlavním zákonem pro používání elektronického podpisuje Zákon o elektronickém podpisu 227/2000 Sb., novelizovaný zákonem č. 440/2004 Sb.

Naše společnost bude zasílat elektronickou poštou (e-mailem) daňové doklady ve formátu PDF, které budou podepsány elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu od certifikační autority České pošty s.p. - PostSignum QCA (dále jen PostSignum QCA).

Elektronická značka u daňového dokladu jednoznačně potvrzuje informaci o vystaviteli, tedy společnosti Zadražil s.r.o. a znemožňuje jakoukoli neautorizovanou úpravu faktury po jejím vystavení.

Elektronickou značkou je podepsán pouze PDF dokument obsahující fakturu, nikoli celý e-mail s fakturou. Fakturu je tak možno spolu s elektronickou značkou (podpisem) archivovat odděleně bez doprovodného e-mailu.

Jak bude celý systém fungovat?

Velmi jednoduše. Jelikož se nejedná o žádný formát výměny dat (xml, csv apod.), nejde tedy o výměnu dat mezi informačními systémy, ale o klasický formát pdf (což je něco jako obrázek), není ze strany zákazníka nutná žádná úprava. Jediný rozdíl spočívá v tom, že zákazník již nedostane fakturu v papírové formě spolu se zbožím, ale e-mailem ve formátu pdf. Může se tedy sám rozhodnout, zda si ji vytiskne, případně v kolika kopiích, nebo uloží v elektronickém formátu.

Budou faktury podepsané?

Všechny faktury budou podepsané elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaným příslušnou certifikační autoritou, společností PostSignum QCA (toto opravdu nemá nic společného s klasickým inkoustovým razítkem a podpisem...).

Co je elektronická značka?

Elektronická značka je po technické stránce přesně to samé co elektronický podpis, odlišná je ale právní stránka: zatímco elektronický podpis je vázán pouze na konkrétní fyzickou osobu, elektronickou značku mohou vytvářet i zařízení a aplikace a může být vázána i na právnickou osobu.

Elektronická značka je určena pro různé výstupy z informačních systémů, z fakturačních systémů nebo různých objednávkových systémů apod., kde se dokumentům přiděluje automaticky, bez zásahu konkrétních osob (to zajišťuje příslušný software).

Potřebuji pro příjem faktur od Zadražil s.r.o. nějaký speciální software?

Pro otevření dokumentu ve formátu pdf potřebujete program Adobe Acrobat Reader (verze 6 a vyšší), který je k dispozici zdarma. Na mnoha počítačích je navíc instalován již od výrobce počítače. Stáhnout si jej můžete v české verzi např. zde.

Jak poznám, že je faktura skutečně od společnosti Zadražil s.r.o.?

Každá faktura (pdf dokument) bude opatřen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném certifikační autoritou PostSignum QCA České pošty s.p. V Acrobat Readeru (verze 6 a vyšší) si toto u každého dokladu můžete ověřit kliknutím na ikonu "podpisy". Tato elektronická značka Vám dodá jistotu, že obdržená faktura byla skutečně vystavena a zaslána společností Zadražil s.r.o.

Je to legální?

Ano. Daňový doklad ve formátu PDF je opatřen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu a splňuje veškeré právní náležitosti ČR a směrnice EU. Takto podepsané faktury-daňové doklady splňují požadavky zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty na vystavování daňových dokladů v elektronické podobě (§ 26, odst. 4) a jejich archivaci v elektronické podobě (§ 27, odst. 2).

Proč to děláte?

Mezi hlavní výhody daňových dokladů v elektronické podobě patří např.:

* jednoduchá manipulace s daňovým dokladem v elektronické podobě
* jednoduchá archivace podepsaných souborů PDF .
* zkrácení doby potřebné k doručení dokladu zákazníkovi
* možnost elektronické archivace dokladů
* úspora prostoru při archivaci
* časová a finanční úspora